對于工業企業來說,如要正確反映企業的資產、負債、成本,就必須合理地處理期末的“暫估入賬”業務。各個企業的業務特點、會計核算方式、會計環境以及業務人員的見解都不可能完全一致,因此各企業“暫估入賬”的具體操作方法也不盡相同,下面所介紹的“暫估入賬”法就另有特色,因為它實質上是實價入賬。
目前財務軟件有物料模塊、應付模塊、成本模塊、總賬模塊等模塊,更易于操作,下面所介紹的暫估入賬法就是建立在這樣的系統基礎上的,方便實用,大家可以借鑒一下。
一、采購入庫操作流程
應付模塊中有一個采購訂單界面,采購部在簽訂采購合同后,在正式采購前須在系統的采購訂單界面錄入訂單內容,包括合同號、供應商、材料編碼、材料名稱規格、價格、數量、到貨日期、運輸及付款條款等,然后將合同正本交財務部。財務部收到合同正本后對采購訂單進行復核,并將合同存檔。復核后的采購訂單不能修改。系統中的采購訂單是用于向供應商訂貨的單據,其格式和內容是可以編輯的。
在材料到達前采購員在系統中根據采購訂單自動生成入庫單,并打印出來。一個采購訂單可以分數次入庫,即可以多次生成入庫單,但當數量超過訂單限制時,系統將會報警,并將報警信息打印在入庫單上。采購員在入庫單上簽字后將入庫單交倉庫驗收。
倉庫驗收入庫后在入庫單上簽字,將財務聯和采購聯交采購員,并在系統中確認過賬,這時入庫材料就進入了材料子系統了,公司就可以查詢到這筆材料的入庫及庫存情況。
發票到達后,采購員將發票單據、入庫單、申購單等單據整理并粘貼好交財務部入賬。財務部將這些單據核對準確無誤后,在系統中生成入庫憑證。
二、“暫估入賬”操作
至月末發票單據仍未到達的,財務部就需做“暫估入賬”操作了。
月末財務部將所有單據齊全的入庫單轉為入庫憑證,剩下未轉為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入賬”的入庫單,為穩妥起見,將這些需暫估入庫的入庫單清單發一份給采購部備查。
通過程序支持,暫估操作是可以自動化的,點擊系統中“暫估入賬”按扭,系統自動進行暫估入賬操作。系統在入庫單信息上加注暫估標記,在應付賬子系統登記一筆應付款記錄,并有暫估標記,同時產生暫估憑證:
借:原材料
其他應收款:暫估進項稅
貸:應付賬款——暫估
下月初,將上月“暫估入賬”沖回,產生紅沖憑證,此時應付賬子系統記入一筆紅沖金額,將上月“暫估入賬”數據沖回,子系統中入庫單的“暫估”標記消失,處于未編制憑證狀態,材料子系統數量、金額不變。
采用這種材料“暫估入賬”法一方面保證了月末總賬和子系統賬的完全一致,同時材料子系統賬始終和倉庫實物數據一致,應付賬子系統明細賬能夠反映材料到貨和發票到達的實際情況,更重要的是暫估入賬材料的“暫估”價格其實就是采購實價,據此計算的生產成本是完全正確的。
值得注意的是,不管采取何種“暫估入賬”法,發票單據是必需及時交到財務部來辦理賬務手續的,在實踐最好采用考核機制來保證發票單據的及時性。